Werkgroep vrijwilligers en Whatsapp community
Beste RKHAV leden / ouders / vrijwilligers,
In deze nieuwsbrief vragen we even de aandacht voor 2 onderwerpen:
- Werkgroep vrijwilligers
- Whatsapp community RKHAV
WERKGROEP VRIJWILLIGERS
Als vrijwilliger ben je binnen onze vereniging van onschatbare waarde!
We kunnen simpelweg niet zonder vrijwilligers.
Daarom zijn we gestart met een “werkgroep vrijwilligers” en willen we dit onder de aandacht brengen en verduidelijken. Wij zijn bezig om het vrijwilligersbeleid van RKHAV op te zetten in overleg met het bestuur.
Carlo Thilleman, Stefan de Block en Daniëlla van Poorten-Segers hebben daarom als ‘werkgroep vrijwilligers’ de handen ineengeslagen en zijn in oktober 2023 aan de slag gegaan met het opstellen van een goed vrijwilligersbeleid.
Doordat we een workshop volgen bij Hulst voor Elkaar “Meer vrijwilligers in korte tijd”, waarin wordt gewerkt met een stappenplan, zijn we de verschillende stappen aan het invullen.
Het einddoel is om een duidelijk overzicht te krijgen van alle functies / taken binnen de vereniging en wie deze vervult. We hebben al mooie stappen gezet maar we zijn er nog niet. Ondertussen hebben we een eenvoudig organogram gemaakt en een gedetailleerd organogram.
De werkwijze van deze training is een te volgen stappenplan dat uiteindelijk leidt naar een campagne voor het werven van nieuwe vrijwilligers.
Er zijn al 3 workshops geweest van de 4.
We zijn goed op weg naar een overzicht en wat we nu al weten is dat blijkt dat er nog taken vacant zijn en/of mensen hulp kunnen gebruiken bij hun functie.
We willen heel graag veel vrijwilligers zodat iedereen een taak(je) kan uitvoeren en niet alles bij dezelfde personen terecht komt waardoor tijd een rol gaat spelen.
Er zijn structurele taken (wekelijks – maandelijks – jaarlijks) en oproepbaar (wanneer er mensen tekort zijn voor een bepaalde activiteit).
Je kan dan zelf aangeven of je wel of niet kunt op de betreffende datum.
Vele handen maken gewoon licht werk.
Sommige taken zijn uitgebreid en dan zou het fijn zijn dat iemand hierin kan ondersteunen door iets uit te voeren voor de verantwoordelijke persoon. Het zou al super zijn als hierdoor het werk verlicht wordt.
Per werkgroep is er een aanspreekpunt die de info / vragen binnen de werkgroep verzamelt en wanneer nodig deze bespreekt met het bestuur tijdens een bestuursvergadering (zie organogram hieronder).
De werkgroep is al een eind op weg met de vrijwilligers en de taken in kaart te brengen. We hebben de huidige vrijwilligers al een brief gestuurd om in kaart te brengen welke taken ze vervullen. En deze info in een overzicht geplaatst. Wanneer dit duidelijk is worden de “nog niet” vrijwilligers gecontacteerd om te kijken of zij bepaalde taken op zich willen nemen.
De retour ontvangen gegevens worden in een administratie vastgelegd.
Wij begrijpen heel goed dat je wel iets wilt doen maar bij bovenstaande kreten niet gelijk weet wat het inhoudt – of je dit kunt – en hoeveel tijd dit kost.
Je mag altijd een whatsapp berichtje sturen naar 06-4028 0217 en dan geef ik zo snel mogelijk antwoord of je geeft je op om eens een keertje mee te lopen / kijken of het iets voor jou is of mail naar mail: rkhavtoekomst@gmail.com
We rekenen op je medewerking om het vrijwilligersbeleid met succes op te kunnen stellen!
WHATSAPP COMMUNITY RKHAV
Door de problemen met de RKHAV mail komen onze berichten nog geregeld als SPAM binnen. Ook merken we dat whatsapp toch een beter communicatiemiddel is dan de mail. Deze worden sneller gelezen en er wordt snel op gereageerd.
Daarom gaan we werken met een whatsapp community!!
De whatsapp community heet: Atletiek – RKHAV
Onder deze community worden alle atletiek gerelateerde groepen gehangen.
Dus de whatsapp groepen die nu bestaan blijven gewoon hetzelfde maar worden in een community geplaatst.
Het voordeel is dat in de community ook 2 groepen zitten die heel handig zijn:
Algemeen
Aankondigingen
De groep Algemeen daar kunnen vragen in gesteld worden en de andere leden kunnen hierop antwoorden.
De groep Aankondigingen is dan heel mooi te gebruiken voor aankondigingen van wedstrijden – activiteiten – nieuwsbrieven.
Iedereen die onder de community hangt kan beide groepen gebruiken zodat er duidelijk en snel gecommuniceerd kan worden.
Dit is voor ons ook nieuw dus als er vragen en / of opmerkingen zijn stuur gerust een email naar rkhavtoekomst@gmail.com en dan bekijken we dit zo snel mogelijk.
Met vriendelijke groet,
De werkgroep vrijwilligers,
Stefan, Carlo en Daniëlla
